Ein mittelständischer Orthopädiebetrieb mit 9 Beschäftigten, darunter Fachkräfte für Orthopädietechnik sowie Verwaltungspersonal, betreut täglich zahlreiche Menschen mit individuellen Anliegen.
Ausgangssituation:
- Die Praxis erhält täglich viele telefonische und schriftliche Anfragen zu Öffnungszeiten, Terminvergabe, Rezeptbestellungen und allgemeinen Informationen.
- Das Team ist durch die zahlreichen wiederkehrenden Fragen stark ausgelastet. Dies führt zu längeren Wartezeiten für die Patientenschaft und zu einer hohen Belastung für die Mitarbeitenden.
- Viele Anfragen erreichen die Praxis außerhalb der regulären Öffnungszeiten und bleiben bis zum nächsten Werktag unbeantwortet.
Umgesetzte KI-Lösung:
KI-gestützter Chatbot auf der Website:
- Ein intelligenter Chatbot steht rund um die Uhr auf der Website zur Verfügung.
- Der Chatbot beantwortet häufig gestellte Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten, Terminbuchung, Rezeptanforderungen und Anfahrtswegen automatisiert und in mehreren Sprachen.
- Die Integration mit dem Terminverwaltungssystem ermöglicht es, Termine direkt online zu buchen oder anzufragen.
- Sensible Anliegen werden zuverlässig an das Praxisteam weitergeleitet, sodass keine wichtigen Nachrichten verloren gehen.
Ergebnis:
- Die Zahl der telefonischen und schriftlichen Standardanfragen konnte um mehr als die Hälfte reduziert werden.
- Die Patientenschaft erhält sofort Antworten – auch außerhalb der Öffnungszeiten – und kann viele Anliegen selbstständig klären.
- Das Praxisteam wird spürbar entlastet und kann sich stärker auf die persönliche Beratung und Versorgung konzentrieren.
Fazit:
Durch die Implementierung eines KI-Chatbots konnte der Orthopädiebetrieb die Servicequalität für Menschen mit orthopädischem Versorgungsbedarf deutlich verbessern, Wartezeiten reduzieren und interne Ressourcen effizienter einsetzen – ein klarer Wettbewerbsvorteil im digitalen Gesundheitswesen.